Backoffice-Automatisierung
Rechnungen, Belege, Dateneingabe — Ihr Team verbringt Stunden mit Verwaltung statt mit wertschöpfender Arbeit. Backoffice-Automatisierung befreit Kapazitäten, eliminiert Fehler und bringt Ordnung in Ihre Systeme. Automatisch und DSGVO-konform.
Das Problem
Drei Engpässe, die Ihr Backoffice ausbremsen und Ressourcen binden.
Rechnungen kommen per E-Mail, Post und PDF. Jede wird einzeln geöffnet, geprüft und manuell ins System eingegeben. Dabei passieren Fehler — und es dauert. Jeden Tag. Jede Woche. Jeden Monat.
15+ Std./Woche für DateneingabeCRM sagt das eine, Buchhaltung das andere, Excel kennt wieder andere Zahlen. Daten werden doppelt gepflegt, manuell kopiert und stimmen trotzdem nicht überein. Das kostet nicht nur Zeit — sondern auch Vertrauen in die eigenen Zahlen.
3+ Systeme ohne SyncManuelle Prozesse bedeuten menschliche Fehler: falsche Kontierung, vergessene Belege, verspätete Freigaben. Das Ergebnis: Nacharbeit, Verzögerungen beim Jahresabschluss und unnötige Kosten beim Steuerberater.
8 % Fehlerquote bei manueller ErfassungDie Lösung
Wir digitalisieren und automatisieren Ihre Backoffice-Prozesse — so dass Ihr Team sich auf Aufgaben konzentriert, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen.
Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen, validiert und zur Freigabe weitergeleitet. Nach Freigabe erfolgt die Verbuchung in Ihrem Buchhaltungssystem — ohne manuellen Eingriff.
Belege per Foto, E-Mail oder Scan — werden automatisch kategorisiert, dem richtigen Vorgang zugeordnet und archiviert. KI-gestützte Texterkennung sorgt für präzise Datenextraktion.
CRM, ERP, Buchhaltung, HR-Tool — alle Systeme werden automatisch synchronisiert. Ein Datensatz, eine Wahrheit. Keine doppelte Pflege, keine widersprüchlichen Zahlen.
Anwendungsbeispiele
Konkrete Automatisierungen, die Verwaltungsaufwand um Stunden pro Woche reduzieren.
Rechnung kommt per E-Mail an. Automatisch werden Absender, Betrag, Fälligkeit und Kostenstelle erkannt. Der zuständige Mitarbeiter bekommt eine Freigabeanfrage per Slack oder E-Mail. Nach Freigabe wird direkt in LexOffice, DATEV oder sevDesk verbucht.
Arbeitszeitdaten, Urlaubstage und Abwesenheiten werden automatisch aus Ihrem Zeiterfassungstool zusammengeführt und als vorbereitete Übersicht an den Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung übergeben — pünktlich zum Stichtag.
Kundendaten, Aufträge und Rechnungsstatus werden automatisch zwischen CRM und ERP synchronisiert. Änderungen in einem System werden sofort im anderen reflektiert — keine manuelle Übertragung, keine veralteten Daten.
Neuer Mitarbeiter wird im HR-System angelegt. Automatisch werden E-Mail-Account, Zugänge, Hardware-Bestellung, Willkommens-E-Mail und Einarbeitungsplan erstellt. Der erste Arbeitstag ist vorbereitet — ohne dass jemand eine Checkliste abarbeiten muss.
Ergebnisse
Häufige Fragen
Nächster Schritt
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