Workflow-Automatisierung für Ihre Steuerkanzlei

Belege sortieren, Mandanten-Rückfragen beantworten, Fristen nachhalten — während Sie sich auf die steuerliche Beratung konzentrieren. Wir automatisieren die Routinearbeit in Ihrer Kanzlei.

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DSGVO-konform

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DATEV-kompatibel

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4x im Handelsblatt

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Das Problem

Kennen Sie das aus Ihrer Kanzlei?

Drei Szenarien, die Steuerkanzleien jede Woche Stunden kosten.

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Belege manuell zuordnen und einbuchen

Mandanten schicken Belege per E-Mail, WhatsApp, Post und Upload-Portal. Ihre Mitarbeiter sortieren, benennen und ordnen jeden Beleg einzeln zu — oft mehrfach, weil Informationen fehlen oder unleserlich sind.

typisch 8-12 Std./Woche pro Mitarbeiter

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Mandanten-Rückfragen stapeln sich

Die gleichen Fragen kommen jedes Quartal: "Bis wann muss ich die Belege einreichen?" "Wo finde ich meine letzte BWA?" "Können Sie mir den Bescheid nochmal schicken?" Ihre Fachkräfte verbringen 20% ihrer Zeit mit Standardantworten.

typisch 5-8 Std./Woche

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Fristen manuell im Blick behalten

USt-Voranmeldungen, ESt-Termine, Gewerbesteuer, Verlängerungsanträge — alles wird in Excel-Listen oder Outlook-Erinnerungen verwaltet. Ein vergessener Termin kann für Ihren Mandanten teuer werden.

typisch 30+ Fristen pro Mandant/Jahr

Die Lösung

Was wir für Steuerkanzleien automatisieren

Konkrete Prozesse, die in Ihrer Kanzlei ab sofort automatisch laufen.

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Automatische Belegverarbeitung

Belege werden automatisch aus E-Mails, Upload-Portalen und Cloud-Ordnern eingelesen, per OCR erkannt, dem richtigen Mandanten zugeordnet und in DATEV Unternehmen online bereitgestellt.

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KI-gesteuerte Mandantenkommunikation

Standardanfragen wie Fristenanfragen, Belegstatus oder Dokumentenanforderungen werden automatisch beantwortet. Ihr Team bearbeitet nur noch die fachlich anspruchsvollen Fragen.

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Automatisches Fristenmanagement

Alle steuerlichen Fristen werden automatisch aus dem Mandantenstamm berechnet, in den Kanzleikalender eingetragen und bei Annäherung eskaliert — inklusive automatischer Mandanten-Erinnerung.

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System-Synchronisation (DATEV, DMS, E-Mail)

Mandantenstammdaten, Dokumentenstatus und Bearbeitungsstände werden automatisch zwischen DATEV, Ihrem DMS und Ihrem E-Mail-System synchronisiert. Kein manuelles Nachpflegen mehr.

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Onboarding neuer Mandanten

Vollmachten, SEPA-Mandate, Steuer-IDs und Stammdaten werden automatisch abgefragt, validiert und in Ihre Systeme übertragen. Der Mandant erhält automatisch seine Zugangsdaten und Erstinformationen.

Vorher / Nachher

Belegverarbeitung: ein konkretes Beispiel

Vorher

Manueller Belegprozess

close Mandant schickt Belege per E-Mail
close Mitarbeiter öffnet E-Mail, lädt Anhänge herunter
close Belege einzeln in DATEV Unternehmen online hochladen
close Manuell dem richtigen Mandanten zuordnen
close Bei fehlenden Infos: Rückfrage per E-Mail
close Mandant als "Belege erhalten" markieren

Ca. 15 Min. pro Belegstapel

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Nachher

Automatisierter Belegprozess

check_circle Belege werden automatisch aus allen Kanälen eingelesen
check_circle OCR erkennt Rechnungsdaten und Mandantenzuordnung
check_circle Automatischer Upload in DATEV mit korrekter Zuordnung
check_circle Fehlende Infos werden automatisch beim Mandanten angefragt
check_circle Status-Update an Mandant und Sachbearbeiter

Ca. 2 Min. Kontrolle pro Belegstapel

Typische Ergebnisse

Messbare Wirkung für Ihre Kanzlei

durchschnittlich eingesparte Stunden pro Woche

weniger manuelle Belegzuordnung

vergessene Fristen durch automatisiertes Monitoring

Häufige Fragen

Antworten für Kanzleiinhaber

Funktioniert Workflow-Automatisierung mit DATEV?

Ja. Wir integrieren unsere Automatisierungen nahtlos mit DATEV Unternehmen online, DMS und weiteren DATEV-Produkten. Belege, Buchungsdaten und Mandanteninformationen fließen automatisch zwischen Ihren Systemen — ohne manuelle Zwischenschritte.

Wie viel Zeit spart Automatisierung in einer Steuerkanzlei typischerweise?

Typischerweise sparen Steuerkanzleien durch Automatisierung 10-15 Stunden pro Woche und Mitarbeiter. Die größten Einsparungen entstehen bei der Belegverarbeitung, der Mandantenkommunikation und der Fristenverwaltung.

Ist die Automatisierung konform mit dem Steuerberatungsgesetz?

Selbstverständlich. Unsere Automatisierungen unterstützen Ihre fachliche Arbeit, ersetzen sie aber nicht. Die steuerliche Beurteilung und Beratung bleibt vollständig bei Ihnen. Alle Datenverarbeitungen sind DSGVO-konform und entsprechen den Anforderungen der Steuerberaterkammer.

Muss ich meine bestehende Kanzleisoftware wechseln?

Nein. Wir arbeiten mit Ihren bestehenden Systemen — DATEV, Addison, Agenda oder andere. Unsere Automatisierungen vernetzen Ihre vorhandene Software, statt sie zu ersetzen.

Unsere Leistungen