n8n vs. Make vs. Zapier: Welches Automatisierungstool passt zu Ihrem Unternehmen?

Die drei Tools im Überblick

Bevor wir ins Detail gehen, ein kurzer Überblick über die drei Plattformen und ihre grundlegenden Unterschiede:

Zapier — Der Marktführer

Zapier wurde 2011 in den USA gegründet und ist das bekannteste Automatisierungstool weltweit. Mit über 7.000 Integrationen bietet es die größte App-Bibliothek. Die Stärke: Einfache Workflows lassen sich in Minuten aufsetzen. Die Schwäche: Komplexe Logik, Schleifen und bedingte Verzweigungen stoßen schnell an Grenzen — und die Preise steigen mit dem Volumen erheblich.

Make (ehemals Integromat) — Der Preis-Leistungs-Champion

Make ist ein EU-Unternehmen mit Sitz in Prag (Tschechien). Der visuelle Workflow-Builder ist deutlich leistungsfähiger als Zapier und bietet rund 1.500 Integrationen. Make punktet mit einem fairen Preismodell (Abrechnung nach Operationen statt Tasks), komplexer Workflow-Logik und EU-Hosting. Für viele Mittelständler ist Make der beste Einstieg in die Prozessautomatisierung.

n8n — Die Open-Source-Plattform

n8n (ausgesprochen "n-eight-n") ist ein Open-Source-Automatisierungstool, das Sie auf Ihren eigenen Servern betreiben können. Mit über 400 nativen Integrationen bietet es weniger vorgefertigte Connectoren als die Konkurrenz — gleicht das aber durch Custom Nodes, HTTP-Requests und native Code-Ausführung mehr als aus. Die Kernstärke: Volle Datenkontrolle, unbegrenzte Ausführungen und die beste KI-Integration am Markt.

Funktionsumfang im Vergleich

Die drei Tools unterscheiden sich nicht nur in der Anzahl der Integrationen, sondern fundamental in dem, was sie mit Ihren Daten tun können:

Integrationen: Quantität vs. Qualität

Zapier führt bei der reinen Anzahl der Integrationen. In der Praxis zeigt sich allerdings: Die meisten Unternehmen nutzen 10 bis 20 verschiedene Tools. Entscheidend ist nicht, ob ein Automatisierungstool 7.000 Connectoren hat, sondern ob die für Sie relevanten dabei sind — und wie tief die Integration geht.

n8n kompensiert die geringere Zahl an nativen Integrationen durch einen universellen HTTP-Request-Node und die Möglichkeit, eigene Nodes in JavaScript oder Python zu schreiben. Wenn Ihre Software eine API hat (und das haben heute nahezu alle), können Sie sie in n8n anbinden — ohne auf einen vorgefertigten Connector warten zu müssen.

KI-Integration: Der Zukunftsfaktor

Hier zeigt sich der größte Unterschied zwischen den drei Tools. Während Zapier und Make KI als zusätzliches Feature anbieten (z.B. GPT-Aufrufe innerhalb eines Workflows), hat n8n KI als Kernbestandteil der Plattform integriert:

• Native MCP-Unterstützung: n8n unterstützt das Model Context Protocol (MCP) nativ — das bedeutet, KI-Agenten können direkt auf Ihre Systeme zugreifen, ohne dass Sie für jede Verbindung einen eigenen Workflow bauen müssen.
• AI Agent Nodes: Vorgefertigte Bausteine für KI-Agenten, die eigenständig Entscheidungen treffen, Tools aufrufen und mehrstufige Aufgaben abarbeiten.
• LangChain-Integration: Direkte Anbindung an das LangChain-Framework für fortgeschrittene KI-Anwendungen wie RAG (Retrieval Augmented Generation) und agentenbasierte Workflows.

Für Unternehmen, die KI nicht nur als Spielerei, sondern als strategisches Automatisierungswerkzeug einsetzen wollen, ist n8n derzeit die mit Abstand leistungsfähigste Plattform.

Preisvergleich: Was kostet Automatisierung wirklich?

Die Preismodelle der drei Tools unterscheiden sich grundlegend. Ein direkter Vergleich erfordert daher ein konkretes Szenario:

Zapier

• Free: 100 Tasks/Monat, 5 Zaps
• Starter: ab $19,99/Monat (750 Tasks)
• Professional: ab $49/Monat (2.000 Tasks)
• Team: ab $69/Monat (2.000 Tasks, Collaboration)
• Enterprise: ab $99/Monat (angepasst)

Achtung: Bei Zapier ist ein "Task" jede einzelne Aktion innerhalb eines Workflows. Ein Workflow mit 5 Schritten verbraucht 5 Tasks pro Ausführung. Bei 100 Ausführungen pro Tag sind das 500 Tasks — der Starter-Plan reicht dann nur eineinhalb Tage.

Make

• Free: 1.000 Operationen/Monat, 2 Szenarien
• Core: ab $9/Monat (10.000 Operationen)
• Pro: ab $16/Monat (10.000 Operationen, erweiterte Features)
• Teams: ab $29/Monat (10.000 Operationen, Team-Features)
• Enterprise: individuell

Make rechnet ebenfalls nach Operationen ab, bietet aber deutlich mehr für weniger Geld. Zusätzliche Operationen können flexibel dazugebucht werden.

n8n

• Community (Self-hosted): kostenlos — unbegrenzte Workflows, unbegrenzte Ausführungen
• n8n Cloud Starter: ab $20/Monat (2.500 Ausführungen)
• n8n Cloud Pro: ab $50/Monat (10.000 Ausführungen)
• Enterprise: individuell

DSGVO-Konformität — Der entscheidende Faktor

Für deutsche Unternehmen ist die Frage der Datenverarbeitung kein Nice-to-have, sondern eine rechtliche Pflicht. Und hier unterscheiden sich die drei Tools fundamental:

Zapier: US-Server, US-Unternehmen

Zapier ist ein US-Unternehmen und verarbeitet Daten auf US-Servern. Seit dem Schrems-II-Urteil des EuGH ist der Datentransfer in die USA rechtlich problematisch. Zwar gibt es das EU-US Data Privacy Framework als Nachfolger des Privacy Shields, doch dessen Bestand ist umstritten. Wenn Sie Kundendaten, Bestellungen oder Personaldaten durch Zapier fließen lassen, tragen Sie ein rechtliches Risiko — besonders in regulierten Branchen.

Make: EU-Server, EU-Unternehmen

Make (ehemals Integromat) hat seinen Sitz in Prag und betreibt Server in der EU. Das ist ein klarer Vorteil für die DSGVO-Konformität. Die Daten verlassen den europäischen Wirtschaftsraum nicht. Für die meisten mittelständischen Anwendungsfälle ist Make damit datenschutzrechtlich gut aufgestellt — solange Sie keinen Bedarf haben, die Infrastruktur vollständig selbst zu kontrollieren.

n8n: Volle Kontrolle auf eigenen Servern

n8n self-hosted läuft auf Ihrem eigenen Server — ob im eigenen Rechenzentrum, bei einem deutschen Cloud-Hoster oder auf einer EU-Instanz bei AWS/Azure. Keine Daten verlassen Ihre Infrastruktur. Es gibt keinen Drittanbieter, keinen Datentransfer, kein Auftragsverarbeitungsverhältnis mit einer externen Plattform. Das ist die höchste Stufe der Datensouveränität, die ein Automatisierungstool bieten kann.

Wann welches Tool? Die klare Empfehlung

Nach hunderten Automatisierungsprojekten im Mittelstand haben wir klare Empfehlungsmuster entwickelt:

1. Zapier: Für einfache Workflows und schnelle Ergebnisse Zapier ist die richtige Wahl, wenn Sie einzelne Apps verbinden wollen (z.B. "Neue Typeform-Antwort in Google Sheet schreiben"), kein großes Automatisierungsvolumen haben und DSGVO-Konformität bei Ihren Daten kein kritisches Thema ist. Typisch: kleine Teams, Marketing-Automatisierung mit US-Tools, schnelle Prototypen.
2. Make: Für mittlere Komplexität und Budget-Bewusstsein Make ist ideal für Unternehmen, die komplexere Workflows benötigen (mehr dazu im Make-vs-Zapier-Vergleich), ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis suchen und EU-Hosting bevorzugen. Typisch: mittelständische Unternehmen, die ihre ersten 5 bis 15 Prozesse automatisieren und ein visuelles Tool bevorzugen.
3. n8n: Für Enterprise, DSGVO-Pflicht und KI-Automatisierung n8n ist die beste Wahl für Unternehmen mit hohem Automatisierungsvolumen, strengen Datenschutzanforderungen, dem Wunsch nach KI-Integration oder der Anforderung, Daten niemals an Dritte zu übergeben (detaillierter Make-vs-n8n-Vergleich). Typisch: Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, regulierte Branchen, Unternehmen mit eigener IT oder IT-Dienstleister.

n8n + MCP-Server: Die Enterprise-Kombination

Die Kombination aus n8n und MCP-Servern ist das, was Automatisierung von einfacher Workflow-Verknüpfung zur intelligenten Prozesssteuerung hebt. Das Prinzip:

• n8n übernimmt die Orchestrierung: Workflows starten, Daten transformieren, Bedingungen prüfen, Ergebnisse verteilen.
• MCP-Server geben KI-Agenten strukturierten Zugriff auf Ihre Systeme: CRM, ERP, Datenbanken, Dateisysteme — ohne dass Sie für jedes System einen eigenen Connector bauen müssen.

Ein Beispiel: Ein Kunde schickt eine E-Mail mit einer komplexen Anfrage. n8n empfängt die Mail, übergibt sie an einen KI-Agenten. Der Agent greift per MCP auf Ihr CRM zu (Kundenhistorie), auf Ihr ERP (Verfügbarkeit, Preise) und auf Ihre Wissensdatenbank (Produktspezifikationen). Er erstellt eine fundierte Antwort, die n8n dann versendet — und legt gleichzeitig ein Ticket im Helpdesk an.

Das ist keine Zukunftsmusik. Das setzen wir heute für Mittelständler um — auf deren eigenen Servern, DSGVO-konform und ohne Vendor-Lock-in.

Migration: Von Zapier oder Make zu n8n

Wenn Sie bereits Zapier oder Make im Einsatz haben und auf n8n umsteigen möchten, ist die Migration weniger aufwändig als befürchtet:

• Workflow-Logik übertragen: Die meisten Workflow-Muster (Trigger, Filter, Transformation, Aktion) existieren in allen drei Tools. Die Logik bleibt gleich — nur die Oberfläche ändert sich.
• Schrittweise Migration: Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Starten Sie mit den Workflows, bei denen DSGVO-Konformität oder Volumen am kritischsten sind, und migrieren Sie den Rest nach und nach.
• Parallelbetrieb: Während der Übergangsphase können Zapier/Make und n8n parallel laufen. So stellen Sie sicher, dass jeder migrierte Workflow korrekt funktioniert, bevor Sie den alten abschalten.
• Kein Datenverlust: Die eigentlichen Daten liegen in Ihren Zielsystemen (CRM, ERP, Datenbanken) — nicht im Automatisierungstool. Ein Wechsel des Automatisierungstools hat keinen Einfluss auf Ihre Geschäftsdaten.